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Social, Paye

Date: 2019-06-20

Paye,Social,Social

Numérisation des documents nécessaires au recouvrement et au contrôle des cotisations sociales - Nouvelles règles au 1er juillet 2019

DOCUMENTS NUMÉRISÉS ET CONTRÔLE URSSAF

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 a prévu que les cotisants des régimes général et agricole puissent conserver sur support informatique certains documents. Sont visés les documents ou les pièces établis ou reçus sur support papier et qui sont nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Un arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de conservation sur support informatique de ces documents « papier » susceptibles d'être examinés lors d'un contrôle URSSAF. Il sera applicable au 1er juillet 2019.

Le transfert des pièces justificatives et documents établis sous forme papier vers un support informatique, et leur archivage numérique, est réalisé dans les conditions et garanties prévues pour la numérisation des documents en matière fiscale. La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Quant à l'archivage numérique, il peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d'archivage numérique des documents doivent assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents numérisés durant toute leur durée de conservation.

Lorsqu'une pièce justificative ou un document n'est pas numérisé selon les modalités prévues, le cotisant devra présenter l'original sous format papier. À défaut, cette situation sera assimilée à une absence de documents ou de pièces justificatives

- nécessaires à l'établissement de l'assiette

- ou nécessaires au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Arrêté du 23 mai 2019, JO du 29, texte 20

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